系统管理员
全院管理（南北两院），负责登记核验、流程监督、接待台账、账号权限、科室字典和系统状态。
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上海市东方医院东方访客通
按岗位编写 · 可在线查看和下载Word医药来访登记与接待
医药来访登记与接待
岗位操作手册
分别面向系统管理员、职能部门审批人员、临床科室审批人员、南北院保卫岗和外部访客。每份说明均包含登录方式、权限范围、左侧菜单、标准操作步骤、注意事项和常见问题。
01 · 当前账号说明
先确认自己应该使用哪一种入口
职能部门审批
全院通用（南北两院），只能处理本职能部门任务池内的申请。
查看在线说明下载Word临床科室审批
只处理本院区、本临床科室的T-03临床沟通交流申请，并在接待结束后补充录音、照片、视频或会议纪要。
查看在线说明下载Word保卫科核验
只查看和处理本院区已批准或当前在院的访客预约。
查看在线说明下载Word外部访客
注册个人和单位基本资料、提交来访申请、按部门退回意见修改原申请、在允许范围内撤回、取消或删除，并查看本人申请进度。
查看在线说明下载Word院区原则：医务部（行风办）、药学部、采购管理办公室、科研管理部、GCP办公室均为全院通用；临床科室和保卫科必须分南北院。
02 · 岗位说明
下载本岗位Word手册系统管理员操作说明
适用人员行风管理员及经医院授权的系统管理人员
权限范围全院管理（南北两院），负责登记核验、流程监督、接待台账、账号权限、科室字典和系统状态。
登录方法使用管理员账号或已绑定手机号登录；首次登录必须修改临时密码，新密码至少8位并同时包含字母和数字。
登录后先检查
- 确认页面左下角显示“当前院区：全院管理（南北两院）”。
- 在“工作总览”检查待核验登记、待办审批、当前在院和异常提醒。
- 检查异常资料和流程卡滞事项，再处理账号、科室等维护工作。T-01应直接进入药学部，不由管理员做前置核验。
左侧菜单是干什么的
标准操作步骤
处理新登记
进入“登记审核”，打开待核验人员，确认姓名、手机号、身份证号、单位名称和备案号填写正确；推广区域、产品类别、业务领域和拟访科室在具体申请单中查看。
监督T-01直达药学部
T-01提交后应直接显示在药学部任务池。备案号、姓名、单位和证件资料由药学部审批人核对；管理员仅对异常资料进行协查。
监督审批流转
在“预约审批”查看T-01至T-04的当前节点。T-03应先由所选临床科室审批，再由医务部（行风办）最终确认。
检查进出闭环
确认对应院区保卫岗已登记实际入院和离院时间；跨院区操作会被系统拒绝。
形成检查证明
进入“接待台账”查看审批、进出、接待确认和附件证据链，必要时打印或导出PDF。
保存院外备份
每周进入“系统配置”，点击“生成并下载完整备份”，把备份包保存到医院文件服务器或加密移动硬盘，不要只留在同一台云服务器。
必须遵守
- 管理员账号不得与审批账号、保卫账号混用或多人共用。
- 新增人员时填写实际使用人；手机号可作为登录账号且必须唯一。
- 主任授权助理必须选择同部门主任并设置授权截止日期，日志仍记录实际审批人。
- 账号离岗后及时停用，不删除既有审批和审计记录。
- 定期检查每日自动备份是否成功，并至少保留一份不在云服务器上的备份副本。
- 初始密码由管理员单独交付，不在公共手册中展示；首次登录必须修改为至少8位且同时包含字母和数字的新密码。
常见问题
- 看不到新账号：刷新“系统配置”，确认账号为“在岗”。
- 职能部门显示北院或南院：编辑账号并重新保存，系统会自动调整为“全院通用”。
- 国家平台无法访问：先记录网络异常，继续使用人工查询，不得跳过核验直接放行。
- 证明中缺少时间：确认南北院对应保卫岗是否完成签到和签退。
03 · 岗位说明
下载本岗位Word手册职能部门审批人员操作说明
适用人员医务部（行风办）、药学部、采购管理办公室、科研管理部、GCP办公室主任及授权助理
权限范围全院通用（南北两院），只能处理本职能部门任务池内的申请。
登录方法使用科室账号或已绑定手机号登录；初始密码由管理员单独交付，首次登录必须修改为至少8位且同时包含字母和数字的新密码。
登录后先检查
- 确认顶部和左下角显示“全院通用（南北两院）”。
- 确认部门名称正确，不要使用其他部门账号代审。
- 查看申请卡片上的来访院区，审批结果会按该院区留痕。
左侧菜单是干什么的
标准操作步骤
进入任务池
登录后默认进入“部门审批任务池”。点击刷新可取得最新申请，先处理标有“等待本部门处理”的节点。
核对申请内容
重点核对业务类型、来访院区、拟接待对象、活动内容、产品或课题、预约时间及随附材料。T-01申请由药学部同时核对备案号、姓名、单位及证件资料。
作出审批决定
符合要求选择“通过”；资料可补正选择“退回”；明显不符合接待要求选择“拒绝”。退回时，选择“退回上一级审批科室”会让上一级重新核对并审批；选择“直接退回申请人”后，申请人可在原申请单修改并重新提交。不要仅凭电话口头同意而不在系统操作。
确认后续节点
T-01提交后直接由药学部核对备案号和证件资料并完成业务审批，不经管理员前置核验；T-02由采购管理办公室完成，T-04由科研管理部或GCP办公室完成；T-03由临床科室先完成人员证件核验及时间地点确认，医务部（行风办）再进行最终合规审核并填写意见。
复核审批日志
处理后确认节点显示已通过、已退回或已拒绝，并显示实际审批人。授权助理操作时同时保留授权主任信息。
必须遵守
- 五个职能部门账号均为全院权限，不分南北院。
- 主任或在有效授权期内的助理可以审批；普通工作人员只能查看。
- 审批前必须阅读申请详情和附件，不能只看标题。
- 发现申请院区、时间或接待对象不清，应退回补充，不要代访客修改关键事实。
- 退回上一级时，当前节点继续保留为后续待办；退回申请人时必须写清需要修改的具体内容。
- 审批账号不得转借，所有操作按实际登录人留痕。
常见问题
- 看不到任务：确认申请的业务类型是否进入本部门节点，然后点击刷新。T-01不需要等待管理员备案核验。
- 能看不能审批：检查账号是主任、授权助理还是普通工作人员；授权助理还要检查授权期限。
- 只看到一个院区：退出后重新登录，确认页面显示“全院通用（南北两院）”。
- 附件打不开：联系管理员确认附件是否上传完成及账号是否仍在岗。
04 · 岗位说明
下载本岗位Word手册临床科室审批人员操作说明
适用人员南院、北院各临床科室主任及其授权助理
权限范围只处理本院区、本临床科室的T-03临床沟通交流申请，并在接待结束后补充录音、照片、视频或会议纪要。
登录方法使用本院区、本科室账号或已绑定手机号登录；初始密码由管理员单独交付，首次登录必须修改为至少8位且同时包含字母和数字的新密码。
登录后先检查
- 确认顶部显示的院区与本人实际负责院区一致。
- 确认科室名称正确；北院账号不得处理南院任务，南院账号不得处理北院任务。
- 确认本人是主任或处于有效授权期内的助理。
左侧菜单是干什么的
标准操作步骤
核对院区与科室
先看申请卡片中的来访院区和临床科室。发现院区或科室选错时选择退回，不要跨院区代审。
核对接待必要性
判断交流内容是否与本科室业务相关、是否需要安排接待、拟接待人员是否合适；确认日期只能是中国大陆周一至周五工作日，周末和法定节假日不接待。
人工核验证件与身份
核对申请人的身份证号、本人证件、单位名称、负责推广区域、备案号或非医药代表身份说明及随附材料。当前不联网自动比对，由临床科室选择“证件与申请资料一致”或“非医药代表临床沟通，身份已人工确认”。
确认时间、地点并审批
同意接待时必须从系统中确认工作日、固定一小时时段和具体地点并填写备注意见。时段为08:00—09:00、09:00—10:00、10:00—11:00、13:00—14:00、14:00—15:00、15:00—16:00或16:00—17:00；需要申请人补充资料选择“退回申请人”；不属于本科室或不予接待选择“拒绝”。临床科室是T-03第一审批节点，没有上一级审批科室可退。
等待行风办最终确认
科室通过并不等于访客可直接入院。行风办审核通过后才生成完整审批单，访客凭审批单到保卫科办理审核牌。
接待结束后补充留证
保卫科回收审核牌并确认离院后，本科室在原申请卡片上传录音、照片、视频、扫描件或会议纪要，点击“完成接待留证并正式归档”。
必须遵守
- 临床科室账号必须南北院分开，任务严格按院区和科室归集。
- 仅处理T-03临床沟通交流，不审批T-01、T-02或T-04。
- 主任和授权助理均按实际登录人记录，不能用主任账号代替助理操作。
- 无论来访者是否为医药代表，临床科室都必须人工核对身份证号、本人证件、单位名称、负责推广区域及申请资料，并确认接待时间和地点。
- 严禁在接待席私自接触、推销非医药用品或收受礼品礼金。
- 临床首审通过后仍应等待行风办最终确认和正式审批单。
常见问题
- 登录后显示错误院区：立即退出并改用对应院区账号，联系管理员核对账号权限。
- 看不到某位访客：确认访客选择的院区和临床科室是否与当前账号一致。
- 按钮不可用：查看节点提示，可能正在等待前置节点或授权生效。
- 需要改接待时间：通过时可填写科室最终确认的日期、时段和地点；资料不完整时选择退回。
- 无法完成归档：先确认保卫科已经回收审核牌，并至少上传一份接待录音、照片或纪要。
05 · 岗位说明
下载本岗位Word手册保卫科核验人员操作说明
适用人员北院、南院门岗及保卫科值班人员
权限范围只查看和处理本院区已批准或当前在院的访客预约。
登录方法使用本院区保卫账号或已绑定手机号登录；初始密码由管理员单独交付，首次登录必须修改为至少8位且同时包含字母和数字的新密码。
登录后先检查
- 上岗先确认页面显示“北院（本部院区）”或“南院院区”，必须与当前门岗一致。
- 检查核验设备和网络状态；不得使用另一院区账号代办。
- 只处理系统状态为已批准或当前在院的预约。
左侧菜单是干什么的
标准操作步骤
核对完整审批单
要求访客在手机中出示系统生成的完整审批单。没有审批单号、审批未完成或院区不一致时不予发牌。
核对本人身份
将本人证件与审批单姓名及登记信息比对，并核对企业、接待部门、临床确认的时间和地点。
联系接待部门
对提前到达、超过预约时段、接待人不明确或信息有疑问的情况，先联系接待部门或管理员确认。
发放审核牌
确认审批单和证件一致后填写实物审核牌编号，点击“审批单及证件一致，发放审核牌”。系统记录编号、时间、操作人和事件哈希。
回收审核牌并确认离院
访客离院时核对并回收同一审核牌，点击“回收审核牌并确认离院”。T-03随即进入“待临床补充接待留证”，其他业务完成闭环。
必须遵守
- 北院、南院保卫账号严格分开，不能跨院区查看或操作。
- 未预约、未批准、身份证不一致或预约院区不符时不得放行。
- 不能手工编造进出时间；实际操作应在访客进出当时完成。
- 发现异常选择信息不符并联系管理员，不要借用管理员账号处理。
- 保卫岗不负责部门审批、证件首审或修改访客申请。
常见问题
- 扫不到预约：检查访客是否已审批通过、是否来到正确院区。
- 系统提示跨院区：退出当前账号，使用本门岗对应院区账号。
- 已入院但无法签退：确认使用的是同一预约，并联系管理员检查是否已被重复处理。
- 网络中断：先按医院应急登记制度纸质留痕，网络恢复后由授权人员补录并注明原因。
06 · 岗位说明
下载本岗位Word手册外部来访人员操作说明
适用人员医药生产经营企业代表、供应商及科研/GCP合作来访人员
权限范围注册个人和单位基本资料、提交来访申请、按部门退回意见修改原申请、在允许范围内撤回、取消或删除，并查看本人申请进度。
登录方法扫描医院二维码，用本人手机号接收短信验证码；外部访客不使用医院后台账号和密码。
登录后先检查
- 确认打开的是医院正式域名dfyy.allcxq.xyz。
- 使用来访者本人手机号获取验证码，同一手机号60秒内不可重复发送、每天最多3次。
- 首次使用先注册；再次来访验证手机号后可继续申请和查看进度。
手机页面入口与用途
标准操作步骤
扫码并验证手机号
扫描医院发布的二维码，输入本人手机号和短信验证码。首次使用进入注册，已有档案直接进入申请。
如实填写注册资料
一次性填写本人真实姓名、18位身份证号和单位完整名称，备案号按实际情况填写。后续申请自动带入这些基本信息，无需重复填写；姓名和已验证手机号注册后不可修改。负责推广区域、产品类别、业务领域和拟访科室不在注册阶段填写。
选择正确业务流程
每次申请只填写负责推广区域、产品或业务类别、治疗或业务领域，身份证号、单位名称和备案号自动引用基本信息。T-01药品业务须先在基本信息中完善备案号；T-02选择医疗耗材与设备采购交流；到临床科室沟通工作选择T-03并指定二级临床科室；T-04选择科研合作与临床试验交流。再选择工作日及一小时时段。
提交并等待审批
提交后查看当前节点、每个部门处理结果和备注意见。T-03先由临床科室人工核验证件并确认时间地点，再由行风办最终审核；行风办可退回临床科室重新审批，也可直接退回申请人。
发现错误及时撤回
在下一审批节点处理前，可在“最近申请”点击“撤回并修改”，修改后重新提交；不再来访可取消，确认无需在本人端保留可选择删除。
处理退回或按批准信息到院
如系统显示“申请人补充修改”，点击“按要求修改原单”，根据退回意见修改后重新提交，原申请编号不变且审批从第一节点重新开始；此前尚无部门审批通过时可删除后另填，已有部门审批通过时绝对不可删除。审批完成后打开“完整审批单”，按批准信息到院。
必须遵守
- 注册必须使用本人手机号和真实姓名，姓名及已验证手机号注册后不可修改；身份证号、单位名称和备案号可在基本信息中按实际情况维护。
- 从事药品方面工作或选择T-01药品业务交流前，必须先在基本信息中填写真实有效的医药代表备案号。
- 未经预约或审批未完成，不得进入医院开展相关业务。
- 仅可预约中国大陆周一至周五工作日，周末和法定节假日不开放；上午08:00—11:00、下午13:00—17:00，每次一小时。
- 严格按批准的时间、地点和人员接待，不得私自进入诊疗区域接触医务人员。
- 严禁推销非医药用品、赠送礼品礼金或开展申请内容之外的活动。
- 申请内容或时间发生变化时，应在下一节点审批前撤回修改；被直接退回申请人时应在原单按意见修改。只要已有任何部门审批通过，即使已退回申请人也不得删除审批记录。
常见问题
- 收不到验证码：确认手机号码、60秒间隔和每日3次上限，并检查垃圾短信拦截。
- 找不到临床科室：先选择T-03和临床大类，再选择具体二级临床科室。
- 药品业务无法提交：检查是否选择T-01并填写了真实备案号，同时确认身份证号、单位名称、负责推广区域、产品类别和业务领域完整。
- T-01提交后未进入药学部：先点击刷新；仍无进展时联系管理员检查流程，不需要等待管理员审核备案号。
- 收到退回意见：进入“最近申请”，查看具体原因，点击“按要求修改原单”后修改接待人、日期、时段或活动内容并重新提交。
- 看不到删除按钮：表示已有部门审批通过，系统为保护审批责任记录已锁定删除；退回申请人后也只能修改原单。
- 到院无法放行：确认审批已最终通过、院区和预约时段正确，并出示本人身份证件。
07 · 全流程关系
从登记到证明的八个步骤
扫码与短信验证
来访人员扫描医院二维码，用本人手机号获取验证码。首次来访进入自助注册，已注册人员直接进入申请。
访客自行注册
首次来访一次性填写真实姓名、身份证号、单位名称和手机号，医药代表备案号可按实际情况填写；后续申请自动带入。姓名和已验证手机号注册后不可修改。
填写申请并选择预约时段
每次申请只填写本次负责推广区域、产品或业务类别、治疗或业务领域，并选择业务归口或二级临床科室；申请T-01药品业务前，须先在基本信息中完善真实备案号。日期仅开放中国大陆工作日，时段为整点一小时。
提交、退回与自助纠错
访客提交后可查看审批进度；下一节点处理前可撤回或取消，尚无部门通过时可删除；直接退回申请人后可在原单修改。
业务部门审核与证件核验
T-01直接进入药学部，由药学部核对医药代表备案号、姓名、单位及证件资料；T-03由临床科室核验身份并确认接待时间和地点。
行风办分层退回或出单
临床通过后由医务部（行风办）终审；可退回临床科室重审或直接退回申请人修改，通过后生成完整审批单。
保卫发牌、收牌与临床留证
访客出示审批单和本人证件，保卫科发放并回收审核牌；接待结束后临床科室上传视频、录音、照片或会议资料。
查询证明与安全备份
申请人查看全过程进度，管理员查询和打印证明；系统每日备份，管理员定期下载院外副本。
08 · 证明材料
支持的附件
- 视频：MP4、MOV、WebM，单个不超过90MB。
- 语音：MP3、M4A、WAV、AAC。
- 纸质材料：拍照或扫描为JPG、PNG、WebP、PDF。
- 电子文档：Word、Excel、PowerPoint、PDF、TXT。
- 附件只能由有权限的账号打开，检查证明时保留原始文件。
- 院内岗位可在“我的台账”补传照片或录音；普通岗位不能删除台账，只有管理员可填写原因后删除。
09 · 监督查询
如何找到接待证明
- 管理员登录后点击左侧“接待台账”。
- 输入姓名、企业、接待人或证明编号。
- 按部门、状态、起止日期进一步筛选。
- 点击“查看证明”核对预约和实际进出时间。
- 需要补证时点击“补传照片或录音”；打开原始附件，或点击“打印 / 导出PDF证明”。
10 · 关键入口